Buchführung

Buchführung für Selbstständige

Eigentlich kommt die Bezeichnung Buchführung aus der Zeit, in der die Kassen- und Kontobewegungen noch mit der Hand aufgezeichnet wurden.
Das ist heute schon längst nicht mehr so, meist wird für die Buchführung eine Software benutzt.

Wer als Selbstständiger allerdings nur recht wenige Kontobewegungen registrieren muss, wird vielleicht noch auf die gute, alte Variante des Schreibens per Hand zurückgreifen.

Zur Buchführung gehören auch Aufzeichnungen des Fahrtenbuchs, was sicherlich von vielen Selbstständigen genutzt wird.

Die Buchführung erlaubt auf den ersten Blick eine Beurteilung, ob die Lage für das Unternehmen gut oder schlecht ist.

Der Stand der Betriebsausgaben wird dargestellt, ebenso sind die Einnahmen deutlich zu erkennen.

Dabei ist die Buchführung keine Sache auf freiwilliger Basis, sondern sie wird vom Finanzamt verlangt.

Es kann davon ausgegangen werden, dass Selbstständigen etwa alle drei Jahre eine Überprüfung durch das Finanzamt droht.

Das muss nicht sein, kann aber.

Dann muss offen gelegt werden, welche finanziellen Bewegungen auf dem Geschäftskonto in den letzten Jahren gewesen sind, was anhand der Bücher geschieht.

Auch nach der jährlichen Steuererklärung kann das Finanzamt Einsicht in die Bücher verlangen.

 

Nachzahlungen und Säumniszuschläge vermeiden

Stellt es dann fest, dass diese nicht ordnungsgemäß geführt wurden, drohen dem Selbstständigen ungünstige Steuerschätzungen oder sogar Nachzahlungen.

Auch Säumniszuschläge werden häufig erhoben.

Wer als Selbstständiger eine größere Investition plant und dafür die Unterstützung der Bank durch einen Kredit benötigt, wird ebenfalls Einsicht in seine ordnungsgemäß geführten Bücher geben müssen.

Die Bank kann sich so einen Einblick über die finanzielle Situation des Unternehmens verschaffen und im Folgenden einschätzen, ob der Selbstständige in der Lage sein wird, das geliehene Geld wie vorgesehen zurückzuzahlen.

Die Aufgabe der Buchführung ist es also, einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens zu ermöglichen und sie stellt eine Hilfe bei der Bilanzierung am Jahresende dar.

Mit der Buchhaltung wird zum einen die Gewinnermittlung ermöglicht, zum anderen kann ermittelt werden, welcher Bereich des Gewerbes am einträglichsten ist oder wo zu viel Zeit investiert wird.

So zeigt sich auch, ob an einer Stelle höhere Einnahmen zu holen sein könnten oder ob die Richtung etwas korrigiert werden muss.
Es kann eine Statistik dafür eingebracht werden. Außerdem ist es möglich, mit Hilfe der Bücher eine Voraussage über die Entwicklung der wirtschaftlichen Lage des eigenen Unternehmens zu treffen.

Kriterien der Buchführung

Die Buchführung muss verschiedene Kriterien erfüllen, damit sie auch seitens des Finanzamts als ordnungsgemäß eingestuft wird.

Das sind im Einzelnen:

  • Die Buchhaltung muss es einem unwissenden Dritten ermöglichen, sich einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens zu verschaffen. Dafür wird eine angemessene Zeit eingeräumt.
    Die Buchführung muss dementsprechend ordentlich und vollständig sein. Jeder Vorfall wird eingetragen.
  • Die einzelnen Buchungs- und Geschäftsvorfälle müssen richtig eingeordnet werden, das heißt, sie müssen in sachlicher und zeitlicher Abfolge richtig geordnet sein.
  • Änderungen im Nachhinein sind nicht erlaubt, die Buchführung muss so gestaltet sein, dass nachträgliche Änderungen gar nicht möglich sind und wenn sie durchgeführt werden, offensichtlich werden.
  • Die Rechnungen und Quittungen, die vergeben werden, müssen fortlaufend nummeriert sein.

Die Nummern müssen nicht bei null anfangen, aber sie müssen eine erkennbare Ziffern- oder Buchstabenabfolge haben, die aufeinander aufbaut.

Hilfe bei der Buchführung

Für eine ordnungsgemäße Buchführung muss der Selbstständige die Einnahmen und Zahlungen in der zeitlichen Abfolge ihres Eingangs oder ihrer Erstellung einsortieren.

Die Selbstständigen sind häufig nicht unbedingt daran interessiert, die Buchführung so genau wie möglich zu machen.

Das liegt nicht daran, dass der Wille nicht da wäre, aber die Zeit fehlt oft im Alltag – es gibt einfach Wichtigeres, sagen manche.

Andere haben nur von den Grundzügen der Buchführung einen Schimmer, aber tiefer gehende Kenntnisse sind nicht vorhanden.

Da das Finanzamt dabei aber keine Gnade kennt und es auch für den Selbstständigen besser ist, genau über seine Geschäftssituation Bescheid zu wissen, tut guter Rat not.

Denn der Unternehmer muss immer selbst für seine ordnungsgemäße Buchführung gerade stehen und dafür sorgen, dass diese den geltenden Rechtsvorschriften entspricht, auch, wenn er sie nicht selbst anfertigt.

Zumindest die Grundsätze der ordentlichen Buchführung sollten daher jedem bekannt sein.

Hilfe kann der Selbstständige durch einen Angestellten bekommen, der direkt für die Buchführung eingestellt wird, oder durch ein Büro, das sich mit der Buchführung für Gewerbetreibende beschäftigt.

Steuerberaterbüro oder Buchführungsbüro beauftargen

Auch ein Steuerberaterbüro kann in Frage kommen, ist dann aber meistens etwas teurer zu haben, als das Buchführungsbüro.

Wer also nicht selbst ein Faible für die Buchführung hat, sollte sich als Gewerbetreibender lieber um das Kerngeschäft kümmern und die übrigen verwalterischen Angelegenheiten den Leuten überlassen, die sich damit auskennen.

Wichtig ist jedoch, immer den Überblick zu behalten, denn wenn das Finanzamt Rückfragen hat, wird es sich an den Selbstständigen wenden und von ihm eine Stellungnahme verlangen.

Selbstständige müssen die Grundregeln der Buchführung kennen

Um sich mit den Grundregeln der Buchführung vertraut zu machen, reicht es oftmals schon, ein entsprechendes Buch zu lesen.

Auch ein Crash-Kurs an der Volkshochschule kann Gewinn bringend sein, ist allerdings schon wieder sehr zeitintensiv für jemanden, der sich gar nicht wirklich mit der Buchhaltung befassen und nur einen groben Einblick bekommen will.

Hilfe kommt für den Gewerbetreibenden auch in Form von Buchhaltungs-Software.

Es gibt verschiedene Buchhaltungsprogramme, die durchaus von einem Laien genutzt werden können. Es gibt zum Beispiel Programme, die die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen automatisch übernehmen.

Andere helfen bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, wieder andere bei der Erstellung einer digitalen Signatur. Die Preise für die verschiedenen Programme bewegen sich je nach Ausstattung und Umfang der Hilfe zwischen 50 und 140 Euro.

Zuletzt sei noch das Internet genannt, in dem der Selbstständige ebenfalls wertvolle Hilfe zur Buchführung findet.
Es gibt hier zahllose Expertenseiten, die die Grundzüge erklären oder die zu speziellen Themen Auskunft geben.

In Foren kann mit anderen Gewebetreibenden diskutiert werden und so kann vielleicht das ein oder andere Problem schon im Vorfeld gelöst werden.

 

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