Büro-Software für Selbstständige

Der Begriff „Freiberufler“ ist zwar nicht exakt definiert, dennoch ist die Personengruppe, die darunter zu verstehen ist, begrenzt. Viel umfassender ist die Bezeichnung „Selbstständiger“ – darunter sind gemäß der juristischen Auslegung jene Personen zu verstehen, die alleine oder mit anderen ein Unternehmen besitzen und in diesem ihrer Arbeit nachgehen. Das bedeutet, dass Selbstständige auch gewerblich tätig sein können, denken wir an einen Installateur oder den Besitzer einer Autowerkstatt.

Daraus ergibt sich aber auch, dass die Ansprüche der Selbstständigen an die Software, die sie benutzen, andere sind als jene bei Freiberuflern.

In der Regel gilt es, ein viel größeres Feld an Möglichkeiten abzudecken. Während es bei Freiberuflern oft nur um Rechnungen, Mahnungen und grundlegende Buchhaltungsfunktionen geht, benötigen Selbstständige auch in anderen Bereichen Softwareunterstützung. Beispiele dafür sind:

Lagerverwaltung

Viele Selbstständige sind darauf angewiesen, dass bestimmte Artikel rasch oder permanent verfügbar sind. So wird von einer Werkstatt erwartet, dass die Bremsbeläge gängiger Marken sofort montiert werden können. Die Lagerverwaltung am PC unterstützt dabei, und der Unternehmer weiß stets, wie die Lagerstände sind. Bei einigen Programmen ist es möglich, bei Erreichen einer Mindestmenge automatisch gewarnt zu werden.
Einkauf, Bestellung

Diese Vorgänge hängen direkt mit der Lagerverwaltung zusammen und werden daher auch zumeist vom selben Programm erledigt. In der Software sind alle wichtigen Lieferanten gespeichert, die Bestellung erfolgt online. Je nach Vereinbarung mit dem Partner kann die Lieferung mitunter noch am selben Tag erfolgen.

Zeiterfassung

Oft wird nach Stunden verrechnet, und daher ist es wichtig, die Arbeitszeit genau zu erfassen. Zeitmanagementsoftware hilft dabei, die Daten können direkt in die Ausgangsrechnungen übernommen werden.

Personal

Ab einer gewissen Betriebsgröße ist es unerlässlich, das Personal elektronisch zu verwalten.

Buchführung

Falls der Selbstständige die Buchführung selbst durchführt, wird er die entsprechende Software ankaufen müssen. Aber Achtung – Buchhaltung bedeutet nicht nur, Belege einzugeben, auch ein gewisses Hintergrundwissen sollte vorhanden sein.

Im Zweifelsfalls ist es aber auch aus Zeitgründen sicher besser, die Buchhaltung einem Steuerberater anzuvertrauen.

Da die Betriebe von Selbstständigen oft über das klassische Einmannunternehmen hinausgehen, sollten die Programme mehrplatz- und netzwerkfähig sein. Im Idealfall lassen sich für jeden Arbeitsplatz verschiedene Berechtigungen vergeben. So kann vermieden werden, dass ein Mitarbeiter absichtlich oder irrtümlich Daten verändert, die nicht in seinen Arbeitsbereich fallen.

Auch die Sicherung der gespeicherten Daten ist wichtig: Regelmäßige Backups sollten genauso zum Tagesablauf gehören wie das morgendliche Hochfahren der Computer.