Belege sammeln

 

Belege sammeln als Selbstständiger

Für eine ordnungsgemäße Buchführung muss der Selbstständige die Einnahmen und Zahlungen in der zeitlichen Abfolge ihres Eingangs oder ihrer Erstellung einsortieren.
Abgelegt werden müssen sämtliche Belege, sind keine originalen Nachweise mehr vorhanden, muss behelfsweise ein Eigenbeleg angefertigt werden.

Als Belege, die für die Buchhaltung relevant sind, zählen Bestätigungen für Aufträge, Kostenvoranschläge, Quittungen und Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Gehaltslisten und Inventuren.

Auch Prozessakten werden mit abgelegt.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre, das heißt, so lange muss ein Beleg aufbewahrt werden.

Ausschlaggebend für die Frist ist dabei das Jahresende.

Also auch wenn ein Beleg am 12.03. ausgestellt wurde, so muss er ab dem 31.12. für zehn Jahre bis einschließlich zum 31.12. aufbewahrt werden.

Es wird sogar den Selbstständigen empfohlen, die Belege noch einige Zeit darüber hinaus aufzubewahren.

In Frage kommen für eine noch längere Aufbewahrung zum Beispiel Belege, die für größere Investitionen ausgestellt wurden oder für getätigte Investitionen, die mit Hilfe einer staatlichen oder privaten Förderung ermöglicht wurden.

Wenn das Finanzamt eine Nachfrage zu Belegen hat, so ist immer der Gewerbetreibende in der Pflicht, Rechtmäßigkeiten zu beweisen.

Empfehlungen zum Sammeln der Belege

Für das Sammeln von Belegen gibt es einige Richtlinien, die zur Hilfe genommen werden können.

Im Einzelnen sind das Folgende:

  • Ein getrenntes Ablegen nach Geschäftsbereichen ist einfacher und ermöglicht eine leichtere Zuordnung. Wenn der Selbstständige also nebenbei als Freiberufler tätig ist, sollten beide Tätigkeitsbereiche getrennt werden.
  • Eine getrennte Ablage nach Sachgebieten ist ebenfalls zu empfehlen.
  • Für das Ablegen ist das Einhalten der richtigen zeitlichen Reihenfolge wichtig. Als Kennzeichen gilt hier das Datum des Eingangs eines Belegs oder der Ausstellung desselben.
  • Die Einnahmen werden beim Ablegen nach solchen mit 7 % und solchen mit 19 % Umsatzsteuer getrennt werden.
  • An den Anfang eines Belegordners gehört eine tabellarische Übersicht, in die sämtliche Geschäftsvorfälle eingetragen werden und zwar mit Datum, Nummer und Art des Belegs sowie der Leistung. Die Tabelle kann eine einfache Excel-Tabelle sein.
  • Sofort nach der Buchung auf dem Geschäftskonto wird hinter den entsprechenden Kontoauszug der dazu gehörige Beleg einsortiert.

Für das Verwalten der Belege kann eine Software genutzt werden, praktischer kann aber bei nur wenigen Belegen des Selbstständigen eine Verwaltung per Hand sein.
Für jeden Bereich sollte ein eigenes Konto angelegt werden, etwa für Büromittelausgaben, Geldeingänge, sonstige Ausgaben oder den Fuhrpark.

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