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Elektronische Rechnung als Selbstständiger erstellen


Der elektronischen Rechnung hat der Gesetzgeber einige Regeln vorgeschoben.

Es ist für den Selbstständigen also nicht ohne Weiteres möglich, einfach eine Rechnung per E-Mail zu verschicken.

Die elektronische Rechnung muss sich an bestimmte Vorgaben halten, damit die Echtheit der Daten nicht angezweifelt werden kann.
Hierfür wurde die elektronische Signatur eingeführt.

Doch zuerst zu der einfachsten Möglichkeit, die wohl vor allem für Kleinunternehmer interessant sein dürfte.

So kann eine Rechnung auch per Mail verschickt werden, wenn sie als Anhang in Form einer PDF-Datei versendet wird.

Wird diese ausgedruckt, kann sie von einer originalen Rechnung nicht mehr unterschieden werden, denn es ist nicht erforderlich, dass der Selbstständige die Rechnung persönlich unterzeichnet.

Als normale E-Mail ist sie allerdings leicht zu erkennen und wird vom Finanzamt nicht als Originalbeleg anerkannt.

Vor allem für Unternehmen, die gerade erst an den Start gegangen sind, ist diese Variante die günstigste.

Wer ganz sicher gehen möchte, lässt die Datei im PDF-Format über das Internet mit einer Signatur versehen. Hierfür werden ab 19 Cent berechnet, die genauen Kosten sind je nach Anbieter verschieden.

Doch auch wenn dafür Kosten anfallen, so sind das immer noch weniger, als für das Porto berechnet werden würden.




Die elektronische Signatur ist mit Kosten und Aufwand verbunden

Die elektronische Signatur ist allerdings mit einigem Aufwand und hohen Kosten verbunden, die gerade für Kleingewerbe, die an jeder Ecke sparen wollen, nicht leicht zu tragen sind.

Es muss die erforderliche Hard- und Software angeschafft werden, außerdem wird eine Chipkarte benötigt, für die es einen elektronischen Schlüssel gibt.


Der Empfänger muss ebenfalls über einen solchen Schlüssel verfügen, damit er die Rechnung abrufen kann. Sie muss nun auf CD-Rom gespeichert werden, damit das Finanzamt die Echtheit der Daten anerkennt und nicht anzweifelt, dass es sich um ein unverändertes Originaldokument handelt.

Die Chambercard

Zuletzt sei für die elektronische Rechnung noch eine Alternative genannt. Hier gibt es die Chambercard von den Industrie- und Handelskammern, ist also für Gewerbetreibende besonders interessant.

Die Karte ist im „Startpaket für die Elektronische Signatur“ enthalten und wird für 49 Euro pro Jahr abgegeben.

Im Paket enthalten ist die Karte, dazu kommt das Lesegerät sowie die Software, die zur Anwendung nötig ist.

Die Installation ist leicht und erfordert kaum Vorkenntnisse seitens des Benutzers.
Für die Vergabe der Karte muss sich der Selbstständige bei einer IHK registrieren lassen. Nun kann jede Rechnung mit der elektronischen Signatur versehen werden.