Der Selbstständige und die Steuern

Egal, ob es sich um Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben handelt, alles muss in der Buchhaltung belegt werden.

Dafür werden Rechnungen erstellt, Quittungen ausgestellt und andere Belege gesammelt.

Ist es einmal nicht möglich, einen Originalbeleg für den Kauf eines Produktes oder einer Dienstleistung aufzuheben oder zu bekommen, muss ersatzweise ein Eigenbeleg ausgestellt werden.

Geht es um die Steuererklärung, so werden nur die Ausgaben anerkannt, die tatsächlich belegt werden können.

Eine Ausnahme bildet die pauschale Abrechnung von Betriebsausgaben, wovon aber nur Gebrauch gemacht werden sollte, wenn die tatsächlichen Ausgaben nicht höher liegen, als die mögliche Pauschale.

Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung heißt das, dass hier gut abgewägt werden muss, welche Variante der Ausgabenberechnung für den Gewinn letzten Endes günstiger ist.

Nicht nur das Vorhandensein einer Rechnung ist übrigens ausschlaggebend, sondern auch die korrekte Ausstellung derselben.

Verschiedene Angaben müssen zwingend auf der Rechnung vorhanden sein, damit diese rechtlich gültig ist.

Für Rechnungen, die sich auf einen Betrag bis zu 150 Euro belaufen, gelten andere Vorschriften, hier sind nur wenige Angaben wirklich erforderlich.

Geht es um Rechnungen, so kommt spätestens bei Geschäften mit dem Ausland die Frage nach der Umsatzsteuer auf.

Diese differiert meist von der deutschen und muss nicht bezahlt werden. Der Selbstständige setzt die Umsatzsteuer auf der Rechnung auf Null, muss aber seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Ein Freiberufler kann auf der Rechnung einfach folgenden Satz angeben: „In Deutschland steuerfreie Leistung gemäß § 3a Nr. 3 und 4 UStG.“

Anerkannt werden müssen übrigens auch elektronische Rechnungen, wenn deren Echtheit und Herkunft gewährleistet werden kann. Dafür ist aber nicht zwingend eine digitale Signatur nötig.

Buchführung für Selbstständige

Der Buchführung kommt für den Selbstständigen eine besondere Bedeutung zu.
An erster Stelle werden mit ihrer Hilfe Gewinn und Verlust errechnet, wobei alle finanziellen Bewegungen berücksichtigt werden müssen.



Die korrekte Buchführung muss übersichtlich sein, vollständig, ordentlich, zeitgerecht und nachprüfbar. Nachträgliche Änderungen sind nicht erlaubt.

Wichtig ist es daher, sich mit den Grundregeln zur ordnungsgemäßen Buchführung auszukennen. Ist das nicht der Fall, sollte ein Steuerbüro hinzugezogen werden, das erst einmal Licht ins Dunkle bringt und die Buchführung auch übernehmen kann.

Der Selbstständige muss sich aber auch mit anderen Punkten aus der Buchführung befassen, als nur mit der Ermittlung von Verlust und Gewinn.
Es geht um Abschreibungen, um die verschiedenen Arten der Einkünfte, um Steuern und um Abgaben für Arbeitnehmer.

Das Steuergesetz sieht für jeden Punkt eine Regelung vor und schon bei der Anmeldung des Selbstständigen beim Finanzamt erklärt man sich praktisch dazu in der Lage, sämtliche Steuerobliegenheiten anzuerkennen und ordnungsgemäß auszuführen.

Die Steuerprüfung beim Selbstständigen

Bei der Steuerprüfung sollen Zusammenhänge ermittelt werden, die steuerlich relevant sind.
Sie können sich für den Selbstständigen günstig oder ungünstig auswirken.
Dabei wird in verschiedene Prüfungsarten unterschieden, so in die Betriebsprüfung, die Lohnsteuerprüfung und die Umsatzsteuerprüfung. 


Die Betriebsprüfung

Die normale Betriebsprüfung ist für den Selbstständigen die am ehesten in Frage kommende Prüfungsart, vor allem, wenn es sich um einen Kleinunternehmer handelt.
Lesen Sie doch unseren Beitrag hierzu: Die Kleinunternehmerregelung

Geprüft werden dabei alle Bereiche, die mit der Unternehmenstätigkeit in Zusammenhang stehen und bei denen der Steuerpflichtige Steuern entrichtet oder einbehalten muss.

Gerade Kleinunternehmer können damit rechnen, vielleicht gänzlich durch das Raster zu fallen und gar nicht in die Verlegenheit einer Steuerprüfung zu kommen, denn je kleiner das Unternehmer und umso geringer sein Umsatz ist, desto seltener finden Prüfungen statt. 

Unterlagen für die Steuerprüfung

Für die Steuerprüfung sind alle Unterlagen relevant, bei denen es um Geldein- oder -ausgänge geht.

Das heißt, es müssen zum einen die Auszüge vom Konto des Selbstständigen bereit gehalten werden (wenn noch keine Steuerprüfung stattfand und das Unternehmen so lange besteht, die der letzten zehn Jahre).

Auch Rechnungen, Quittungen, Steuererklärungen, Umsatzsteuererklärungen usw. sind bereitzuhalten.

Sie sollten natürlich chronologisch oder anderweitig logisch geordnet sein, um bei Bedarf schnell das entsprechende Blatt zu finden. Der Steuerberater hilft gern bei der Zusammenstellung aller Unterlagen und entdeckt bei der Durchsicht derselben schnell, was eventuell noch fehlen könnte. 

Mitwirkung bei der Steuerprüfung

Der Steuerpflichtige ist dazu verpflichtet, bei der Betriebsprüfung aktiv mitzuwirken.
Dies wird sogar per Gesetz so festgelegt.
Das bedeutet nun, dass alle wichtigen Tatsachen offen dargestellt werden müssen und dass die nötigen Beweismittel für Zahlungen oder Geldeingänge parat gehalten werden müssen.

Die eigenen Einkommensverhältnisse müssen glaubhaft dargestellt werden und vor allem wahrheitsgemäß. Vermutungen dürfen nicht angestellt werden und müssen, wenn sie seitens des Steuerprüfers ausgesprochen werden, aktiv entkräftet werden.
Auskunft gegeben wird nur über Tatsachen, die mit der Steuerprüfung und der Zahlung von Steuern in Zusammenhang stehen. 

Schlussbesprechung mit dem Steuerberater

Nach der Steuerprüfung wird ein Ergebnis bekannt gegeben, das akzeptiert oder gegen das Einspruch eingelegt werden kann. Vorher ist aber die Schlussbesprechung mit dem Steuerberater möglich und empfehlenswert.

Dabei können noch offene Fragen geklärt werden und das Ergebnis kann teilweise sogar zu den eigenen Gunsten beeinflusst werden.
Kann sich keine Änderung mehr ergeben, wird der Steuerberater schon von sich aus empfehlen, auf das Gespräch zu verzichten.

Beide Seiten nutzen aber oft die Schlussbesprechung zum Erreichen der so genannten Paketlösung. 



Wer schreibt hier?
Bernhard Schaus und ein kleines Team arbeitet an diesem Ratgeber für Selbstständige und Kleinunternehmer seit 2016.
Derzeit sind 78 Beiträge online.