Rechnung als Selbstständiger erstellen

Rechnungen sind nicht nur die wichtigsten Belege in der Buchführung, sondern auch die häufigsten.

Sie müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, so lange gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Wer eine Rechnung für eine Lieferung oder Leistung erstellt, muss dies innerhalb von sechs Monaten nach Auftragsausführung tun, das ist gesetzlich vorgeschrieben.

Ob der Empfänger der Rechnung eine Privatperson ist oder ein anderes Unternehmen, ist dabei völlig unerheblich.

Die Rechnung muss gestellt werden, damit der Selbstständige sein Geld bekommt, so viel dürfte jedem klar sein.

Die Rechnung wird aber auch Beleg für das Finanzamt benötigt, um diesem die Ausgaben verdeutlichen zu können.

Doch dafür muss sich die Rechnung in ihrem Inhalt an bestimmte Vorgaben halten, ansonsten wird sie gar nicht erst anerkannt.

Jede Rechnung, die eine Lieferung oder Leistung belegt, gilt als solche, auch, wenn das das konkrete Wort „Rechnung“ sich nicht darauf befindet.

Allerdings ist es so üblich, auf dem Beleg auch die Benennung des Dokuments als Rechnung anzugeben. Die Form ist also weniger entscheidend, viel wichtiger ist, der Inhalt.

Umsatzsteuerangaben auf der Rechnung

Ein Beispiel für einen sehr wichtigen Inhalt der Rechnung ist die Umsatzsteuer.

Der Empfänger ist berechtigt, die Rechnung nicht zu begleichen, wenn die Umsatzsteuer nicht richtig aufgeführt ist.

Ein Unternehmen wird besonders genau darauf achten, wenn ihm eine Rechnung zugestellt wird, die nicht richtig ausgestellt wurde.



Für den Selbstständigen heißt das, dass er unnötigen Ärger und noch mehr Zeit investieren muss, denn er muss eine korrigierte Rechnung ausstellen.

Außerdem schadet so etwas dem Ansehen, denn viele werden denken: „Wenn der Selbstständige nicht einmal eine Rechnung richtig ausstellen kann, wie wird er dann wohl arbeiten?“

Übrigens muss über Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, keine Rechnung ausgestellt werden.
Allerdings ist eine solche Vorgehensweise nicht unbedingt empfehlenswert, denn die Rechnungen sind nun einmal Belege, die auch der eigenen Übersicht dienen.

Wenn eine Buchung ohne Beleg vorliegt, ist es schwer, diese nachzuvollziehen.


Wie muss eine korrekte Rechnung aussehen?

Eine Rechnung muss korrekte Angaben aufführen, damit sie zum einen vom Finanzamt anerkannt wird, zum anderen vom Rechnungsempfänger.

Unterschieden werden muss zwischen den Kleinbetragrechnungen, die sich auf unter 150 Euro belaufen, und den Rechnungen, die über mehr als 150 Euro lauten.

Letztere müssen weitaus mehr Angaben enthalten, damit sie rechtsgültig sind.

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
korrekte Rechnung

1. Kompletter Name und Adresse des Selbstständigen (des Lieferers)
2. Umsatzsteuer- oder Steueridentifikationsnummer
3. Kompletter Name und Adresse des Rechnungs-Empfängers
4. Fortlaufende Nummer der Rechnung
5. Datum der Rechnungslegung
6. Genauer Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum, wenn sich die Lieferung über eine längere Zeit erstreckt
7. Menge und Art sowie Umfang der Lieferung
8. Nettoentgelt, bei Befreiung von der Umsatzsteuerausweisung folgt hier das Bruttoentgelt
9. Berechneter Umsatzsteuersatz von 7 oder 19 Prozent
10. Umsatzsteuerbetrag, der auf den Nettoentgelt gerechnet wird



Diese Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein, die über mehr als 150 Euro lautet.

Für eine Kleinbetragrechnung sind nur die Angaben aus 1., 2., 6., 9., 10. und 11. vorhanden sein.

Hinzu kommt, dass die übrigen Vorschriften für die Rechnungslegung beachtet werden müssen, die aber unabhängig von der Rechnungssumme eingehalten werden müssen.

Dazu gehört zum Beispiel das Vorliegen der Originalrechnung beim Empfänger.

Wer schreibt hier?
Ein kleines Team vom Redaktionsbüro Merz-Busch arbeitet an diesem Ratgeber für Selbstständige und Kleinunternehmer seit 2010.
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